Забыли, какие значения допустимы для ввода в данную ячейку таблицы?

Воспользуйтесь выпадающим списком с полным перечнем строк и чисел! В Microsoft Excel он организуется очень просто.

Выделите ячейку, для которой нужно определить список некоторых значений. Выберите команду Данные-Проверка. В появившемся окне в списке Тип данных выберите пункт Список. Ниже, в поле Источник, введите через запятую все необходимые значения (для списка, изображенного на иллюстрации, это были меры веса, длины и объема). Проследите, чтобы был включен параметр Список допустимых значений. Все — жмите кнопку OK.

После этого, каждый раз при выделении данной ячейки таблицы, рядом с ней будет появляться кнопка со стрелкой, направленной вниз. Нажав на нее, вы откроете созданный список. Выбрав нужный пункт, вы автоматически заполните ячейку соответствующим значением. Можно ввести данные и вручную, но помните — Excel не позволит заполнить ячейку таблицы строкой, которая в созданном списке не значится. Примечательно то, что при копировании ячейки в другое место листа или книги (или вообще — в другой файл Excel) программа скопирует и созданный список. Так что второй раз его составлять не придется.

Символ, используемый на вашем компьютере для разделения пунктов списка, может отличаться от приведенного в данном совете (например, точка с запятой, а не запятая). Это зависит от региональных настроек вашей копии системы.

О пользовательских стилях форматирования - стандартной функции Microsoft Excel - многие, к сожалению, часто забывают. Но именно она позволит, в зависимости от значения, не только окрасить содержимое ячейки в определенный цвет, но и задать к нему свой комментарий.

В общем такой стиль представления выглядит, как показано в Листинге 1. Листинг 1 [Цвет]'Префикс'числовое_представление'Суффикс';Г [Цвет]'Префикс'числовое_представление'Суффикс';Г [Цвет]'Префикс'числовое представление'Суффикс';Г [Цвет]'Префикс'@'Суффикс' Здесь строки 'Префикс' и 'Суффикс' - любой текст, который вам нужно вставить перед и после значения ячейки. Строка числовое_представление - это шаблон числового формата (например, #.##, -0.00, [ч]:мм:сс и т. д.). Можно также установить [Цвет] текста ячейки.

Допускается использование только одного из восьми вариантов - [Красный], [Желтый], [Зеленый], [Голубой], [Синий], [Фиолетовый], [Черный] и [Белый]. Как вы заметили, здесь приведен общий вид формата из четырех разделов, разделенных точкой с запятой. Первый из них Excel будет применять для положительных значений соответствующей ячейки, второй - для отрицательных, третий - для нулевых. Четвертый блок будет обрабатываться, если в ячейку будет введен текст, а не число.

Чтобы было понятнее, как такой механизм форматирования работает, рас- смотрим пример. В четыре ячейки таблицы Excel введите значения 250,35; -17,85; 0 и Очень неплохо. Выделив эти ячейки, выберите команду Форматр Ячейка. В появившемся окне во вкладке Число в списке Числовые форматы выберите пункт (все форматы). В поле Тип введите строку, приведенную в Листинге 2. Нажмите кнопку OK и посмотрите, как ячейки преобразятся.

Можно, конечно, ограничиться и двумя разделами вместо четырех. Но тогда Excel первый раздел будет применять для положительных и нулевых значений, а второй - для отрицательных.

При добавлении текстовых комментариев особо не распыляйтесь - длинные фразы, к сожалению, ввести не получится. Будьте кратки, иначе Excel попросту не примет введенный формат.

Не так давно мы говорили о создании выпадающих списков в таблицах Excel. Действительно удобно - ввел перечень значений в сторонке, через команду Данные-Проверка определил их как список, и порядок! Плохо, что пункты такого списка могут находиться только на текущем листе книги Excel.

Ну а если варианты заполнения ячеек, как служебные данные, хочется вынести на другой лист?

Пожалуйста! Только в этом случае нужно действовать следующим образом. Заполнив ячейки на другом листе, выделите их и определите для них имя. Для этого в меню Вставка выберите команду ИмярПрисвоить. В появившемся окне введите короткую строку и нажмите кнопки Добавить и OK. После этого действуйте по отработанной схеме. Возвращайтесь на исходный лист книги, щелкайте на нужной ячейке и выбирайте команду Данные-Проверка. В появившемся окне в списке Тип данных выберите пункт Список. Но в поле Источник, вместо диапазона ячеек, введите строку: ='Список' где строка 'Список' - это созданное минутой ранее имя для диапазона ячеек. Жмите на кнопку OK и получите результат в виде выпадающего списка, содержимое которого находится на другом листе книги.

Учтите, что список этот можно расширять. Только новые пункты добавляйте между первой и последней ячейками именованного диапазона.